序号

流程

操作步骤

具体要求

1

接收

1、每年的2-3月份，由厅档案馆会厅规划与耕地保护处做好土地利用规划图件和文本材料的收集工作，提出具体要求；

2、国土资料档案室做好接收的各项准备工作；

3、办理交接手续要详细核对清单同图件名称是否相符。

1、接收范围：全省各市、县、镇土地利用规划图件及文本或统一修边的规划图件及文本；

2、接收时间：按厅有关归档要求的时间；

3、接收要求：（1）、应归档的总体规划图、现状图、城控图及文本须齐全、完整；（2）、当年没移交完整的规划图、文本在清单上要注明。

2

折叠排序

1、按省、市、县、镇顺序整理；

2、市、县总体规划图、现状图、城控图与地级市总体规划图排放一起；

3、地级市区、镇总体规划图排放一起；

4、将镇级总体规划图，以县为单位按广东省行政区划镇级顺序排放一起。

1、图件大小统一规格；

2、图件折叠时，将图的全称置于图的正面；

3、折叠时尽量减少折层，折痕不宜过深。

3

编制

页码

每份图一个页码。

1、编制页码不留号、不漏号；

2、在图件的右上角编制页码。

4

电脑

著录

把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统

1、著录的项目必须准确、齐全、以便于检索；

2、必须著录的项目有：文件题名、责任者、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构名称、目录号、图件号；

3、图件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如图件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[  ]”；

4、有副题名的应录入；

5

打印目录及封面

打印归档图件目录一式三份

1、归档图件目录的件号按顺序排列；

2、打印的字迹要求清晰。

6

装盒

排架

1、折叠好的图件装入档案盒内；

2、填写档案盒脊背上的项目；

3、排架

4、制作档案柜索引标签。

1、装盒后的图件实体按市、县、镇图件号顺序放入档案柜内；

2、不同县、镇不能装在同一盒内；

3、档案盒脊背上的项目：全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号；

7

编制检索工具

1、拟写“立卷说明”；

2、装订成规范的档案目录；

3、填写档案目录脊背上的项目

4、电脑检索。

1、案卷目录与卷内文件目录，按与实体对应的顺序，用档案目录夹装订；

2、档案目录的组成顺序：（1）立卷说明，（2）案卷目录，（3）卷内文件目录；

3、档案目录可一年一本、几年一本或一年几本；

4、应有三种以上检索方法。