序号

流程

操作步骤

具体要求

1

接收

1、每年的10月份，由厅档案馆会厅地籍处做好当年全省土地利用变更面积量算图和汇总表、报告等材料的收集工作，提出具体要求；

2、国土资料档案室做好接收的各项准备工作；

3、办理交接手续要详细核对清单同图件名称、图符号是否相符。

1、接收范围：全省各市、县土地利用变更面积量算图和汇总表、报告等归档材料；

2、接收时间：每年的11月份；

3、接收要求：（1）、应归档的变更图、汇总表、报告等须齐全、完整；（2）、当年没移交完整的变更图、汇总表、报告等在清单上注明。

2

排序

1、变更图按市、县顺序整理、裁剪；

2、汇总表、报告等材料按市、县顺序排放；

3、以地级市为单位将本市、县的变更图排放在一起。

1、裁剪尺寸根据制作档案盒的大小统一规格（一般以1：1万地形图为标准）；

2、裁剪时要将变更图周边的数据保全完好；

3、同一县的变更图幅放一起，不同县的不能混放一起。

3

组卷

1、              变更图以县为单位组卷；

2、  汇总表、报告等材料以县为单位组卷。

1、组卷时个别县变更图较少的可合并组卷；

2、一个地级市的变更图尽量按卷号顺序放在同一盒内。

3、汇总表、报告按不同目录编案卷流水号。

4

编制

页码

每份变更图一个页码。

1、编制页码不留号、不漏号；

2、图件的右上角编制页码。

5

电脑

著录

把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统

1、著录的项目必须准确、齐全、以便于检索；

2、必须著录的项目有：文件题名、责任者、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构名称、目录号、图件号；

3、图件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如图件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[   ]”；

4、有副题名的应录入。

6

打印目录及封面

1、打印卷内目录一式二份；

2、制作案卷封面。

1、按案卷（图符号）顺序排列；

2、打印的字迹要求清晰；

3、案卷封面制作要素齐全：全宗名称、机构名称、题名、年月、件数、页数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。

7

装订

用不锈钢卷夹装订。

整齐、统一。

8

装盒

排架

1、组卷好的图件装入档案盒内；

2、制作档案盒背上的标签；

3、排架；

4、制作档案柜索引标签。

1、装盒后的图件实体按案卷号顺序放入档案柜内；

2、不同市、县不能装在同一盒内；

3、档案盒脊背上的的项目：全宗号、目录号、类别号、年度、期限、起止卷号、变更行政单位。

9

编制检索工具

1、拟写“立卷说明”；

2、装订成规范的档案目录；

3、填写档案目录脊背上的项目；

4、电脑检索。

1、案卷目录与卷内文件目录，按与实体对应的顺序，用档案目录夹装订；

2、档案目录的组成顺序：（1）立卷说明，（2）案卷目录，（3）卷内文件目录；

3、档案目录可一年一本；

4、应有三种以上检索方法。