序号

流程

操作步骤

具体要求

1

接收

1、每年的2-3月份，由厅档案馆会厅地勘地环及矿管处做好上年度地勘地环矿管文件材料的收集工作，提出具体要求；

2、国土资料档案室做好接收的各项准备工作；

3、交接手续要详细核对清单同实体材料是否相符。

1、接收范围：地勘、地环、矿管文件材料；

2、接收时间：每年的3月份；

3、接收要求：（1）、应归档的地勘、地环、矿管档案材料须齐全、完整；（2）、当年没移交完整的材料在清单上注明。

2

分类

1、分年度：把归档材料按形成年度分开 ；

2、分机构：在同一年度按项目（问题）分开；

3、分期限：同一项目（问题）按不同的的保管期限分开。

1、形成年度：指项目（问题）形成的时间；

2、把不同的项目（问题）分开立卷；

3、分类方法应保持相对稳定。

3

组卷

1、把地勘、地环、矿管的档案材料分开整理；

2、按年度-项目-机构组卷。

组卷时按顺序排放材料，破损的材料要预先裱补，整卷材料要相对统一整齐。

4

编制

页码

在每份材料的正面的右上角、背面的左上角编上页码

无论是正文、原稿、附件、多页的文件处理单还是申报的验收材料均须编制页码。

5

电脑

著录

把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统

1、著录的项目必须准确、齐全、以便于检索；

2、须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构名称、目录号、案卷号；

3、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[   ]”；

4、有副题名的应录入。

6

打印目录及封面

1、打印卷内文件目录及案卷目录一式三份；

2、打印封面。

1、内文件目录及案卷目录按案卷顺序号排列；

2、字迹要求清晰；

3、封面要素齐全：全宗名称、机构名称、题名、年月、件数、页数、全宗号、目录号、案卷号。

7

装订

1、去掉材料上原有的易生锈的金属物；

2、用线绳立卷装订。

1、装订时要将立卷的材料排放整齐、固定，然后打上装订眼，用线绳绑牢；

2、材料边缘距离装订线2-2.5cm；

3、装订时不能将案卷材料内容压在装订线内。

8

装盒

排架

1、整理好的案卷装入档案盒内；

2、填写档案盒背上的项目；

3、填写备考表中的项目；

4、排架；

5、制作档案柜索引标签。

1、 装盒后的档案实体按卷号顺序放入档案柜内；

2、 档案柜索引标签的目录号与卷号同柜内的实体卷盒目录号及案卷号要相对应。

9

编制检索工具

1、写“立卷说明”；

2、装订成规范的档案目录；

3、填写档案目录脊背上的项目；

4、电脑检索。

1、案卷目录与卷内文件目录，按与实体对应的顺序，用档案目录夹装订；

2、档案目录的组成顺序：（1）立卷说明，（2）案卷目录，（3）卷内文件目录；

3、档案目录可一年一本、几年一本或一年几本；

4、应有三种以上检索方法。