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序号 |
流程 |
操作步骤 |
具体要求 |
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1 |
接收 |
1、测绘项目完成后，由生产单位按技术设计书上所列上交资料内容移交本馆；
2、测绘室应做好接收、登记、检查、验收、汇总工作，对各单位移交地图的种类、数量、时间、存在问题进行登记。 |
1、接收的范围：本厅测绘项目；
2、接收的时间：项目完成后；
3、接收的要求：应归档地图齐全、完整。
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2 |
归档判断 |
确定地图是否归档。 |
依据归档范围，需归档的转入下一流程；不需归档的剔除。 |
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3 |
确定保管期限 |
对照保管期限表确定每份文件的保管期限。 |
归档文件保管期限的判定必须准确、客观。 |
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4 |
分类 |
1、分比例尺：把地图按成图比例尺分开；
2、分代次：在同一比例尺内按代次分开；
3、分图幅编号：同一比例尺同一代内按不同的图幅编号分开。 |
1、代次按照测图成图时间来确定；
2、按图幅所在的大幅来分。
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5 |
组卷 |
将分类的地图按图幅号编号，对折后组合成案卷。 |
每份地图的编号和其图幅号一致，在案卷内按编号排列，同一大幅的地图组成一卷。 |
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6 |
排序 |
1、先把同一比例尺的案卷排在一起；
2、在同一比例尺内，把地图代次相同的案卷排在一起；
3、最后在同一比例尺内、同一代次内按图幅编号来排列。 |
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7 |
电脑著录 |
把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统。 |
1、著录的项目必须准确、齐全，以便于检索；
2、必须著录的项目有：图名、图号、出版单位、出版时间、归档年度、保管期限、密级、高程系统、坐标系统、档号；
3、合幅的必须标明。
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8 |
装盒排架 |
1、将整理好的归档文件装入档案盒内；
2、填写档案盒背上的项目；
3、填写备考表中的项目；
4、排架。 |
1、同一案卷装一盒；
2、完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、期限、图幅范围、比例尺、代次；
3、包括盒内文件材料情况说明、整理人、整理时间；
4、将装盒后的档案实体按案卷级档号顺序放入档案柜内。 |
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9 |
打印目录 |
打印归档文件目录一式两份。 |
1、用红、黄、绿三色目录纸分别打印永久、长期、短期目录；
2、归档地图目录的图幅号按顺序排列，打印的字迹要清晰。 |
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10 |
编检索工具 |
1、拟写“归档说明”；
2、装订成规范的档案目录；
3、填写目录夹封面上的项目；
4、填写目录夹脊背上的项目。 |
1、内容包括：归档地图的时间和成图单位、成图方法等；
2、将已归档的地图档案按图幅顺序制作档案目录，将目录按比例尺和代次不同装订成册；
3、目录夹封面上的项目包括比例尺、代次、编制时间；
4、目录夹脊背上的项目包括比例尺、代次、编制时间。 |
