粤国土资发[2004]238号

厅属各单位、机关各处室：

自2001年4月厅下发《关于加强文件归档和档案管理工作的通知》以来，机关各处室、厅属各单位对国土资源档案管理工作的认识明显提高，档案管理意识逐渐增强，基本做到领导亲自抓、指定专人负责，档案分类清楚、归档完整、移交及时，文件资料归档和档案规范化管理工作取得了明显成效。但通过检查发现有的单位和处室对文件归档和档案管理工作重视不够，存在着归档不及时、归档不完整、文档分类不合理、归档材料不规范等问题。为进一步加强文件归档和档案管理工作，切实管理好、利用好国土资源档案，更好地为厅机关依法行政和广东经济社会发展服务。现将有关要求通知如下：

一、各单位、各处室必须高度重视档案管理工作。档案工作是国土资源管理工作的重要组成部分，是国土资源工作的真实记录。国土资源档案产生于国土资源管理工作，又服务于国土资源管理工作。加强文件归档与档案管理工作对做好国土资源管理具有十分重要的现实意义和长远的历史意义。机关各处室、厅属各单位领导要高度重视文件归档和档案管理工作，第一把手要亲自过问、亲自抓，并指定一名负责同志具体抓，要经常检查督促，切实把档案工作落到实处。

二、要落实责任，明确专人负责。档案的原始记录性、真实性是其本质属性，档案的凭证性、查考性是其基本作用，国土资源档案工作为厅机关依法行政服务、为经济社会发展服务是其存在与发展的条件。机关各处室、厅属各单位要进一步建立健全文件归档制度，做到文件办完即预归档，避免造成文件散失、查找困难。要指定兼职档案员，负责档案的收集和汇交工作，保持本部门、本单位档案工作的完整性和延续性，使档案管理工作制度化。

三、要预立案卷，使年度立卷工作规范化。机关各处室、厅属各单位要严格按照机关档案立卷归档范围和分类编号办法要求做好分类和预立卷工作，机关文书档案要做好分类立卷的鉴定工作，防止“有文必档”的错误。各类档案资料要做到立卷完整、分类准确、归档移交及时。厅档案馆要发挥专业优势、人力优势，积极服务于机关和基层，要加强对档案资料分类、立卷的指导，确保国土资源档案管理的规范化。

四、要完整移交，确保各类档案及时进馆。厅机关综合文书档案、专门档案、声像档案，厅属各单位的测绘成果资料、地质成果资料以及按规定需要汇交的档案，均要按要求及时移交厅档案馆。要加强对声像档案（照片、底片、录音带、录像带、影碟、声像数据光盘等）的收集、汇交工作。凡反映厅国土资源管理主要职能活动、重要工作成果、重大事件；厅领导重要公务活动以及上级机关主要领导视察、检查工作等活动形成的照片、录音、录像等均属档案资料都应归档并及时移交厅档案馆，确保国土资源档案的完整性。

五、要重视数字档案，加强数字档案资料收集、汇交和管理。随着厅信息化建设“十五”规划和厅电子政务的实施，机关各类数据库、电子文档，以及国土、地质、矿产、测绘等数字化成果，均属档案资料，应移交（汇交）厅档案馆，确保数字档案的按时完整归档，以促进厅档案信息化建设的不断发展。

六、档案馆要树立档案精品意识、超前意识，切实管理好国土资源资料档案。同时，要加强对厅属单位、市县国土资源系统档案管理工作的业务指导。机关各处室、厅属各单位要大力支持、配合档案馆的工作，促进我厅档案管理工作制度化、规范化、标准化。

二00四年十月十二日