为了进一步做好我厅机关文书材料的立卷归档工作，使其逐步实现规范化、标准化、制度化，适应新时期国土资源管理的工作需要，特提出如下要求：

一、归档要求

1．归档的文书材料必须齐全完整。遵循文件材料的形成规律，按照文件之间历史联系，分类立卷，正确反映本机关的主要业务工作情况。

2．文书立卷工作是文书处理部门的一项任务，因此各处（室）的文书立卷工作应分别指定本处（室）的文书人员，具体负责本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种载体文件材料的收集、整理、立卷归档工作。

3．文件和电报按其内容的联系，文电合一立卷归档。

4．形成文件资料的材料规格、质量、书写格式要符合归档要求，纸质规格统一用A4纸。严禁使用园珠笔、铅笔、红色染料的笔或复写纸书写文件材料。制印文件要留装订线。

二、归档的时间

1．党政工团的文书立卷应于翌年第二季度末归档完毕。

2．基建档案的归档工作应与工程同步进行。工程竣工验收后三个月内进行立卷归档，翌年第二季度移交厅档案馆管理。

3．设备文件材料，应于设备开箱验收登记，待设备安装调试投产后三个月内进行立卷归档，投入使用后翌年第二季度移交厅档案馆。

4．科研项目应于科研成果验收或鉴定后三个月内进行立卷归档，于翌年第二季度向厅档案馆移交。

5．会计档案由会计部门归档，本会计年度结束一年后向厅档案馆移交。

6．已故人员档案，干部死亡后其档案在人事部门保存三年后向厅档案馆移交。

7．声像档案自形成一个月内向厅办公室归档。凡归档照片要附底片，录像、录音带要有文字说明。照片规格一般为3R,会议团体照片一般为6R至8R。录像、录音、照片要有时间、地点、人物及职务、内容、摄影（录制）者姓名。录像录音要有解说词。厅办公室翌年统一将声像档案移交厅档案馆。

三、归档份数

机关处室形成的文件材料一般归档两份。一份是定稿连同正文归档，一份作为文件汇编用。其它门类材料一般归档一份，比较重要的可适当增加份数。

四、归档范围

凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料（包括公文、电报、簿册、图表、照片、书信、录音、录像带、会议记录、电话记录、出版物原稿等）均属归档范围。具体有以下几个方面：

1．上级机关的文件材料

上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务，但需要贯彻执行的法规性文件；

党和国家领导人、人民代表，上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

代上级机关草拟并被采用文件的最后草稿的印本；

上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）；

人大代表政协委员提案、议案的答复。

2．本机关的文件材料

本机关党组、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；

本机关颁发的（包括转发及其它机关联合颁发的）各类正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；

本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；

本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算盘片等）；

本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；

本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

内容重要的人民来信、来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；

机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；

本机关办理的行政复议案件和行政诉讼案件的文件材料；

本机关及本机关批准的土地权属、纠纷、征用土地以及基本建设施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；本机关协办的有关区域变化、解决山林纠纷的文件材料；本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件；

本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则，人员编制等文件材料；

本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义的凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配；培训、专业技术职务评定、聘任；党员、团员、干部、工人名册；统计报表、纪律检查、治安保卫以及职工的学历、履历、录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤等工作及干部奖惩等文件材料；

本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

本机关与境外单位、部门签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、纪录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

各种普查工作中形成的文件资料；

按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

3．同级机关和非隶属机关的文件材料

同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；

同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

4．下级机关的文件材料

下级机关报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；

直属单位报送的重要的科技文件材料；

下级机关报送的法规性备案材料。

五、不归档的文件材料范围

1．上级机关的文件材料

上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件资料；

上级机关发来供工作参考的抄件；

上级机关征求意见未定稿的文件。

2．本机关的文件材料

重份文件；

无查考利用价值的事务性、临时性文件；

未经会议讨论，未经领导审阅，签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）铅印文件的各次核对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

无特殊保存价值的信函、一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建设意见的人民来信；

机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；

为参考目的从各方面收集的文件材料。

3.同级机关和非隶属机关的文件材料

参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

非隶属机关抄送的，不需要办理的文件材料。

4．下级机关的文件材料

下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；

越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

下级机关抄报备案的一般性文件材料。

六、文书立卷办法

文书立卷工作包括分类、鉴定、组合、编目等程序。

1.分类

制定当年度可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目，做好平时文件收集分类工作。

分年度。将收集齐全的材料按其形成或针对的年度分开，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

分级别。将文件材料按其作者之间的联系分成上、本、下、平级别，对有密切联系的，如上级机关的批复、下级机关的请示；平行机关的来往文书等，应与本级文件放在一起，以本级为主。

分机构。将文件材料按其生产或承办部门分开。

分问题。按文件内容反映的问题分开。

分保管期限。根据有关档案保管期限表的规定，将文件按不同问题的保管期限分开。

2．组卷方法

将经过分类鉴定的文件，按一定形式组合起来，组合的基本要求是应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。立卷的文件一般按单一问题组合，同一问题的请示与批复、转发文件与原件，正件与附件，印件与定稿等，放在一起组卷。

按文件内容所反映的不同问题或不同类型区分开各种专业文件、调查材料、规章制度，应按文件内容所反映的问题组卷，尽量做到问题单一。

会议文件，以会组卷。一会一卷或数卷，按会议程序排列。

人事管理形成的有关个人的资料，如职务任免、奖惩、职称评聘、录用、转正、定级、调资、离退休、复员、转业、评残、抚恤、学历、党团组织等审批表格及职工履历，以个人为单位，按相关规定分类组卷，其他人事管理文件材料按文书立卷办法处理

统计、报表、名册等文件，一般同一种格式名称或同一地区组卷。文件少时，可几种格式或几个地区组成一卷。

工作计划、总结报告等综合性文件，一般按作者和文件名称组卷。

案件材料每案一卷或数卷。

信访材料，可按来信所反映的问题或信件作者或地区分类组卷，处理结果、综合报告排前，其它排后。

科研、生产管理工作中形成的图表。图件和文字材料，每个项目一卷或数卷。

简报、刊物可按名称组卷。

外事文件以接待出访项目组卷。

多稿文件以份组卷，把历次修改稿组合一卷。

重要的会议记录（如党组会、厅务会、办公会）按年度组卷。

大事记按编写年度组卷。

特殊性文件材料根据具体情况组卷。

声像材料以盒组卷。

照片以组组合，也可多组组合。

基建材料，以项目组合。

设备文件材料，以型号组合。

科研文件材料，以课题组合。

3．跨年度文件组卷方法。

跨年度的请示与批复，放在批复文件年度立卷。

跨年度的规划，放在文件内容针对的第一年立卷。

跨年度的工作报告、总结、统计报表，决算等文件放针对年度立卷。

跨年度办理的案件，可放结案年度立卷。

多年的工作计划放在开始的一年立卷。

跨年度会议文件，应放在会议结束年度。

转发文件，放在转发年度。

案卷组好后，要按以下要求进行复查：

⑴年度是否分清；⑵问题是否集中；⑶排列是否合理；⑷题名是否简明确切；⑸重复文件是否剔除；⑹案卷的厚度是否适宜；⑺确定的保管期限是否准确。

4．编目

将经过组卷以后的文件进行系列排列，按永久、长期、短期三种保管期限分开分别立卷。

卷内文件排列

排列时应保持文件之间的有机联系，便于保管利用。同一问题的来文与复文，请示与批复，将本机关形成的文件排在前面；同一份文件的正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；同一案件中结论性材料在前，依据性材料在后，其它材料按重要程度或形成时间先后排列。

卷内文件应按排列顺序依次编页号或张号。装订的案卷，应统一在每页文件正面的右上角填写页号，图表和声像材料也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。

永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

卷内文件须以案卷为单位编页号，用省档案局统一规定的《卷内文件目录》（附件一）填写项目并打印一式五份，一份放在案卷的首页，另四份作为《档案目录》的组成部分。责任者填发文机关；文号填发文号（没有文号的可不填写）；文件没有题名，或者题名不能反映文件内容的（如只有“通知”两字）要根据文件内容拟写题名，外加〔〕号。凡须对卷内文件情况（如缺损、修改、补充、移出、销毁等），加注说明的，可填写在软卷皮封底（附件二）的“卷内备考表”栏内。没有“责任者”、“日期”的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

声像材料应用文字说明摄影或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。要用特别的装具存放，在装具上注明案卷封面的各项。

有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上、以示负责。备考表应置卷尾。

案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括文件责任者，问题（内容）和名称等，要能概括揭示卷内文件内容，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

一个年度的案卷应按保管期限、组织机构或问题，重要程度进行排列，依顺序编案卷号，编制《案卷目录》（附件五）并打印一式四份。

5．装订案卷要求

卷内文件要按A4标准纸折叠取齐。装订前要剔除文件材料上的各种金属物。对于小于A4或装订线外侧有文字的文件，要另加纸裱糊并将卷内全部文件的非装订线一侧及下方一侧都取齐，加上软卷皮案卷封面（附件三）和封底后装订，再依次排列，放入卷盒（附件四）。单份文件盒装的案卷正本与定稿，要用线装订。

对于精装成册的照片不随意拆散，底片单独存放，用袋子装好附在卷后，在袋上填写参见号，注明是某年某月某类某号卷的附件；在目录上注明存放位置。

6.汇编《档案目录》应具备《立卷说明》、《案卷目录》、《卷内文件目录》三部分才能加封面（附件六）、背脊（附件七）封底，装订成册。

《立卷说明》内容包括：本机关工作职能、年度工作概况、组织机构设置与变化情况；本机关主要领导人任职及变化情况；本年度文书立卷情况（含立卷工作组织情况、文件材料完整与否、案卷数量、有何缺陷和问题等）。

《案卷目录》必须汇编一式四份，作为档案室基本的检索工具和进馆档案的移交目录。

建立文书档案质量检查制度，及对厅各直属单位的文书立卷的质量要定期进行检查。