23、何谓文件？

文件是法定机关、团体、企事业单位和个人在各种活动中，为了相互联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

24、什么是文件归档工作？

文件归档工作就是按照党和国家的有关规定，依据归档范围，通过一定的方法将机关单位各部门和个人手中处理完毕的有价值的文件集中到一起，进行系统分类和立卷整理的工作。

25、文件归档有何作用？

①文件归档是维护党和国家档案齐全完整的重要工作；②是贯彻档案工作基本原则，实现档案综合管理的一项重要措施；③是文书档案整理工作的起点。

26、什么是文书档案？

文书档案是国家机构、社会组织在社会实践和各种管理活动中直接形成的有保存价值的文件。

27、文件归档应注意哪些问题？

①严格文件的登记制度；②将办理完毕的文件、随即收集归档；③及时检查办完的文件；④注意“帐外”文件的归档。

28、机关文件的归档内容有哪些？

①上级机关下发的文件；②本机关制发的文件；③同级机关和非隶属机关的文件材料；④下级机关的文件材料。

29、怎样正确划分文件的所属年度？

一般来说，文件的形成年度和文件内容所针对的年度是一致的。①一般文件放在写成年；②经过跨年度处理完毕的文件或案卷，可放在办毕或结案那一年立卷；③跨年度的请示与批复、来函与复函，放在复文年归档；④对于时间针对性强年度计划、总结、报表、预算等，一般在针对年度归档；多年的计划、在开始实施的年度归档；多年的总结则在最后年度归档。⑤转发或批转的文件，应按转发时间归档。⑥因工作需要临时成立的机构形成的文件，放在工作结束年度或工作活动的主要年度归档。

30、何时确定文件归档的时间？

文件归档的时间一般是在次年的1至2月。

31、文件归档有哪些要求？

要做到:齐全完整；系统科学；优质精炼；及时迅速；严格履行有关文件归档的手续。

32、文书档案分类的作用？

分类是档案整理工作的重要环节；分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。

33、分类要遵循哪些原则？

档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则。

34、分类法有哪些？

分类法就是将若干分类标准按主次先后次序结合运用而形成的一种复式分类、排列和编号的方法。常见的分类方法有：

①年度——内部机构——问题——保管期限

②年度——问题——保管期限

35、什么是文件材料归档方法改革后的文件归档原则？

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用。

36、文件材料归档方法改革的文件归档方法有哪些？

（1）总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

（2）“件”的含义：单份文件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件，两件作为一件；文件处理单（表）与被处理文件合为一件。

37、文件材料归档方法改革的文件分类方法有哪些？

（1）由全宗单位档案室集中整理归档的，按年度——机构——保管期限逐级进行分类。

（2）由全宗单位内各部门分别整理归档的，按年度——保管期限逐级进行分类。

38、文件材料归档方法改革后如何进行档案排列？

（1）由全宗单位档案室集中整理归档的，先将归档文件材料按三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，按照机构--时间先后排列，并且尽可能将关系密切的文件材料排列在一起。

（2）由全宗单位内各部门分别整理归档的，先将归档文件材料按三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切的文件材料排列在一起。

39、文件材料归档方法改革后如何编写档号？

（1）归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

（2）件号的编写。由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限变一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编写三个小流水号。

40、文件材料归档方法改革如何填写备考表？

备考表内容包括盒内文件材料情况说明、整理人、检查人、整理时间。盒内文件情况说明主要用于填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况。如无上述情况，可暂不填写。整理人、日期分别填写本盒文件材料整理归档人的姓名、归档时间。

41、文件材料归档方法改革如何编写归档说明？

归档说明的内容应包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及机关党、政主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。

42、档案鉴定工作的内容有哪些？

档案鉴定工作的内容主要有两个方面：①确定哪些档案应该保存、保存多长时间；②确定哪些档案不予保存，进行销毁。

43、档案鉴定工作有哪些作用?

①区分价值的高低，为档案保管和保护措施的确定提供依据；②为重点开发档案信息资源提供依据和方向；③精炼档案，便于重点保管和开发利用，减轻档案人员负担，节约开支。

44、档案鉴定工作的具体方法有哪些？

分析档案文件与立档单位的关系；分析档案文件的内容；分析文件的完整程度；分析档案文件的来源与作者在社会上的地位与影响；分析档案形成时间；分析档案文件的稿本；分析档案文件的外型特征。

45、档案鉴定工作分为哪四个阶段？

①文件收集归档阶段的鉴定工作；②文书档案整理阶段的鉴定工作；③档案室的鉴定工作；④档案馆的鉴定工作。

46、如何划分档案保管期限？

我国档案保管期限分为永久、长期、短期三种。短期为15年以下，长期为16~50年，永久为无限期。

47、文书档案的鉴定销毁制度有哪些内容？

①制订保管期限表；②制定销毁档案的审批制度；③制定销毁档案的监销制度。

48、档案销毁清册的编制？

按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份，一份报批，一份留存。

49、什么是电子公文？

指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

50、什么是电子文件？

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

51、什么是电子档案？

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

52、什么是元数据？

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

53、什么是逻辑归档？

指在计算机网络上进行的，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向管理部门移交的过程。

54、什么是物理归档？

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输之独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

55、电子文件有何特征？

（1）、具有数字化的信息形态；（2）、对设备及标准的依赖性；（3）、载体的非直读性；（4）、物理结构与逻辑机构关系的复杂性及对元数据的依赖；（5）、信息与载体相分离性；（6）、信息的共享性及不安全性；（7）、信息的易更改性;（8）、非实体归档的可能性。

56、电子文件有何管理要求？

（1）真实性。指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状态一致。（2）完整性。指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（3）有效性。指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

57、电子文件的归档程序有哪些？

（1）确定电子文件是经过审批的最终“版本”；（2）积累、整理；（3）编制目录；（4）整理归档的电子文件；（5）鉴定归档的电子文件；（6）检测归档的电子文件；（7）编制电子文件归档说明；（8）存入存储载体；（9）复制备份，确定保存方法和地址；（10）确定载体标志。

58、电子文件归档有何要求？

（1）遵从归档各阶段的规定、标准；（2）准确说明它的软硬件环境；（3）归档电子文件的格式应为工业标准，可以实现良好的转换状态。

59、如何对电子档案进行分类？

同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构（问题）或保管期限-年度-机构（问题）等分类方案进行分类。

60、电子文件的整理过程有哪些？

（1）进行分类、排序；（2）建立数据库。

61、电子文件的鉴定内容有哪些？

（1）确定归档电子文件的原始性、真实性、系统性、完整性。（2）确定电子文件的密级、归档范围和保管期限。

62、电子档案保管有何要求？

除应符合纸质档案的有关要求外，还应符合以下条件：（1）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。（4）环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。