序号

流程

操作步骤

具体要求

1

接收

1、测绘项目完成后，由生产单位按技术设计书上所列上交资料内容移交本馆；

2、测绘室应做好接收、登记、检查、验收、汇总工作，对各单位移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记。

1、接收的范围：本厅测绘项目；

2、接收的时间：项目完成后；

3、接收的要求：应归档材料须齐全、完整；

4、对接收的数据进行检查，如存在数据错误或遗漏，要求补交齐全。

2

归档判断

确定文件是否归档

依据归档范围，需归档的转入下一流程，不需归档的剔除。

3

确定保管期限

对照保管期限表确定每份文件的保管期限

归档文件保管期限的判定必须准确、客观。

4

分类

按项目或测区进行分类，如惠州测区1:1万DOM.DLG、珠江流域1:1万DEM

5

组卷

按项目或测区组卷，一般一个项目组成一卷

由于数据的存储介质基本上全部是光盘，实际操作中不用将光盘装盒，仅仅对光盘编号并放在一起即可，填写好光盘盒的正面和背脊。

6

电脑著录

把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统

1、著录的项目必须准确、齐全，以便于检索；

2、必须著录的项目有：图幅编号、图名、航摄时间、调绘时间、出版年代、高程基准、坐标系统、数据格式、成果保存单位、档号、案卷题名、光盘号、案卷级档号、密级、保存期限。

7

排架

所有的光盘和其他数据载体都放入防磁防潮柜中保存

将光盘按项目分开存放，同一项目的按光盘序号顺序排列。

8

打印目录

打印归档文件目录一式两份

归档文件目录按案卷级档号顺序排列，打印的字迹要清晰。

9

编检索工具

1、拟写“归档说明”

2、装订成规范的档案目录

1、内容包括：归档成果的归档时间和归档单位，项目名称和数据格式、地理范围等。

2、将已归档的数据档案按案卷级档号顺序制作档案目录，将目录装订成册