序号

流程

操作步骤

具体要求

1

接收

1、生产项目完成后，由生产单位按技术设计书上所列上交资料内容移交本馆；

2、测绘室应做好接收、登记、检查、验收、汇总工作，对各单位移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记。

1、接收的范围：本厅生产项目；

2、接收的时间：项目完成后；

3、接收的要求：应归档材料须齐全、完整。

2

归档判断

确定文件是否归档

依据归档范围，需归档的转入下一流程，不需归档的剔除。

3

确定保管期限

对照保管期限表确定每份文件的保管期限

归档文件保管期限的判定必须准确、客观。

4

分类

实体分类：按组卷要求，将同一项目的不同类型的档案分类。

按要求应分成：技术设计书、控制测量手簿、图历簿、控制片、调绘片、控制加密成果、加密片、航测内业原图、技术总结、检查验收报告等。

同一类型的档案放在一起

5

组卷

分代次、按测区和图幅编号进行组卷

与成果相关的技术文档要求齐全

6

编制页码

在文件正面的右下角、背面的左下角编上页码

无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件处理单，凡没有页码(单页的除外)的，均需编制页码。各部分已有独立页码的，只需合并计算页数。

7

装订

1、去掉文件上原有的易生锈的金属物；

2、将文件的订口对齐，用不锈钢钉或线在文件的左上角或左侧装订。

1、要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管利用；

2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装；

3、有电子版本的可用袋装，不另装订；

4、短期的可不拆钉。

8

排序

1、先把同一类型的案卷排在一起；

2、在同一类型内，把同一等级的案卷排在一起；

3、最后在同一类型内、按图编号的大小进行排列。

按代次、按比例尺、按测区进行排列

9

电脑著录

把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统

1、著录的项目必须准确、齐全，以便于检索；

2、必须著录的项目有：线路号(按地区分的可省略)、线路名(或区域名)、等级、成果类型、点数、归档年度、保管期限、密级、归档单位；

10

装盒排架

1、将整理好的归档文件装入档案盒内；

2、填写档案盒背上的项目；

3、填写备考表中的项目；

4、排架。

1、同一案卷装一盒；

2、完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、期限、成果等级、区域或线路、成果类型；

3、包括盒内文件材料情况说明、整理人、整理时间；

4、将装盒后的档案实体按案卷级档号顺序放入档案柜内。

11

打印目录

打印归档文件目录一式两份

归档文件目录按案卷号顺序排列，打印的字迹要清晰。

12

编检索工具

1、拟写“归档说明”；

2、装订成规范的档案目录。

1、归档说明内容包括：归档成果的归档时间和归档单位，范围、等级等。

2、将已归档的航测档案按案卷号顺序制作档案目录，将目录装订成册